Conception et planification de projet : outils avancés
La formation
Formation aux outils avancés de gestion de projet, en 5 séquences. Pour réviser rapidement, voici un document de prise de notes de cours partagées.
À l’issue de cette formation à distance en gestion de projet, vous connaitrez les outils de projet permettant de représenter et planifier un projet en mettant en œuvre
- Le diagramme fonctionnel (SADT, FAST, UML, analyse fonctionnelle APTE)
- Le diagramme des travaux (WBS), l’OBS et la matrice RACI
- Le PERT, le Gantt et la notion de chemin critique
.. et de piloter un projet en utilisant certains principes des méthodes agiles et d’autres outils : budget, gestion des risques, indicateurs, matrices de décision…etc..
Introduction : présentation des objectifs
Objectifs et périmètre du projet
Analyse fonctionnelle – objectifs et périmètre du projet
pour gagner des points et vérifier que vous avez bien assimilé ce chapitre, voici un petit questionnaire : Chapitre 1 : Objectifs et périmètre du projet
NOTES : PÉRIMÈTRE DU PROJET
Introduction
Le cahier des charges fonctionnel est le document de référence du projet où on définit les objectifs à atteindre et qui délimite le périmètre du projet.
Le cahier des charges vise à définir et à faire valider par le client les spécifications d’un produit ou d’un service à réaliser. Ici il s’agit de cahier des charges fonctionnel, formulant le besoin au moyen de fonctions détaillant les services attendus et les contraintes auxquelles le produit à fournir est soumis. Source: cahier des charges
But du cahier des charges fonctionnel : définir les fonctions à quoi et à qui sert le projet/ On pense en termes de besoins – de quoi a-t-on besoin ?
C’est ce que l’on appelle une analyse fonctionnelle externe: quand on conçoit un produit par exemple, on ne va pas regarder comment il fonctionne le produit à l’intérieur , mais on va regarder de l’extérieur, les services qu’il rend.(Cf module analyse fonctionnelle et cahiers des charges Analyse fonctionnelle ).
On regarde les services que rend un produit et non ses fonctions. Donc, on va penser non pas en termes de solutions, c’est-à-dire sur le comment on va le réaliser, mais en termes de besoins.
Du point de vue du triangle Qualité-Coût-Délai on travaille ici sur les spécifications / la qualité (ce que l’on attend du projet, du livrable et les services qu’il va fournir).
Exemples de trames de cahier des charges pour la réalisation :
- d’un site WEB :Trame de cahier des charges
- contexte et de présentation générale
- clarification des objectifs
- publics cibles associés au site
- quelques principes éditoriaux sur l’organisation de l’information
- le fonctionnement interne du site, mais du point de vue du client sans entrer dans les solutions techniques;
- les stratégies de référencement…
- d’un MOOC : http://goo.gl/RQo5X
Principe de l’analyse fonctionnelle
L’analyse fonctionnelle, c’est définir et caractériser les fonctions d’un produit par lesquelles les besoins utilisateurs trouvent satisfaction. On l’utilise généralement pour créer ou améliorer un produit. . Le cahier des charge fonctionnel qui étudie le besoin doit être validé par le client et ne doit pas comporter de solutions techniques.
Démarches pour élaborer un cahier des charges en ingénierie
Seront expliquées quatre démarches permettant l’établissement d’un CdC fonctionnel en ingénierie :
- FAST
- SADT
- UML
- APTE
1. La démarche FAST
FAST est un processus séquentiel.
FAST est l’acronyme de Functional Analysis System Technique. Cet outil a été crée par Charles W. BYTHEWAY en 1963.
C’est un diagramme de traduction de fonctions de service en fonctions techniques qui permet de faire une analyse du point de vue d’une séquence temporelle d’opérations consistant en la décomposition de chaque fonction en sous-fonctions selon une logique temporelle.
Le diagramme FAST se construit ainsi :
1- L’abscisse, délimitant l’étendue du problème, est composée de 2 limites :
- La plus à gauche correspondant à l’activité la plus générale
- La plus à droite correspondante aux activités les plus détaillées
Sur cette abscisse, la lecture du diagramme FAST s’effectue d’une fonction à l’autre:
- De gauche à droite en posant la question: comment?
- De droite à gauche en posant la question; pourquoi?
2- L’ordonnée, matérialisant le temps, permet de représenter les activités simultanées ainsi que les activités continues, se produisant tout le temps.
Les activités sont identifiées de manière intuitive et logique. Le schéma est modifié jusqu’à la satisfaction des interdépendances et la création d’une séquence correspondant à la réalisation du produit.
Le risque du diagramme FAST est d’oublier de mentionner des activités Cf. norme NF EN 12973 décrivant l’outil méthodologique FAST
Exemple de séparation des étages d’une petite fusée.
Décomposition selon une logique temporelle, on va travailler selon l’axe du temps.
La fonction principale, la fonction de service est la séparation des étages. On va regarder les séquences qu’il faut accomplir.
En premier, il faut un calcul d’altitude qui va déclencher le processus. Ensuite, il faut effectuer le processus de séparation en prenant bien garde de protéger l’environnement.
Par la suite, chacune des fonctions est à son tour décomposée en sous-fonctions.
…
On a donc une séquence d’opérations que l’on peut analyser, c’est-à-dire détailler en sous fonctions.
Un diagramme FAST — acronyme de Functional Analysis System Technique — présente une TRADUCTION rigoureuse de chacune des fonctions de service EN fonction(s) technique(s) et elles mêmes , le cas échéant en sous-fonctions techniques, PUIS matériellement ensolution(s) constructive(s).
(détails dans l’article Function analysis system technique)
2. La démarche SADT
SADT, modéliser une chaîne de fabrication (modéliser un processus). C’est un outils pour modéliser un processus. Le SADT (Structured Analysis and Design Technique) fonctionne avec des boîtes. On ne regarde pas ce qui est à l’intérieur de la boîte, mais on regarde uniquement quelle est l’action accomplie, quelles sont les entrées (les matières d’oeuvres) et les sorties.
Au-dessus, on va indiquer ce qui alimente le processus et ce qui permet de le piloter. Au-dessous, on indique avec quoi on effectue cette fonction. Permet de travailler par niveaux successifs de plus en plus détaillés
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Utilise des boîtes. Chaque boîte est accompagnée des quatre types de flèches : celles entrant à gauche représentent les données en entrée de la fonction(input: ce qui est consommé par le processus), à droite les sorties produites par la fonction, en haut les données qui alimentent ou permettent de piloter la fonction( variables de contrôle: régulation du processus ou son alimentation en énergie), et les flèches placées en bas indiquent avec quoi la fonction est réalisée (machines…).
Lien : http://fr.wikipedia.org/wiki/SADT
http://www.lsis.org/dea/M6optionD/Exp-GL41-SADT.pdf
Finalement, c’est une approche hiérarchique permettant d’analyser par niveaux successifs (A0 à A3) de manières de plus en plus détaillée.
3. Démarche UML – pour produire des logiciels (modéliser un logiciel)
Quand on fait l’analyse fonctionnelle pour l’établissement ou la mise au point d’un logiciel, la méthode la plus utile, c’est l’UML. C’est un langage de modélisation dont la démarche comporte de nombreuses étapes. Les premières étapes qui sont celles de l’analyse fonctionnelle sont au nombre de 3 : 1/diagramme des cas d’utilisation, puis 2/le diagramme des séquences, et enfin 3/les diagrammes d’interactions (entre l’homme et le logiciel).
UML:Unified Modeling Language
Lien : http://fr.wikipedia.org/wiki/Unified_Modeling_Language
http://fr.wikipedia.org/wiki/UML_(informatique)
L’analyse du besoin est une étape très importante. Qui nécessite de trouver des outils adaptés. A la fin de cette étape,
4. La méthode APTE (plus générale)
Commence par délimiter le système et étudier les relations entre le système et les éléments de son environnement.
C’est la manière dont on modélise un produit. Il existe notamment la méthode Apte. Elle consiste à établir un diagramme d’environnement ou un diagramme pieuvre. Au centre du diagramme, il y a le produit que l’on souhaite concevoir, et autour, on a son environnement. On travaille sur les interactions entre le système à concevoir et son environnement qui peuvent être soit des fonctions principales (= fonctions de transfert), soit des fonctions de contraintes.
Elle désigne une méthode d’analyse fonctionnelle et d’analyse de la valeur pour la conduite de projets d’innovation et d’optimisation. Le but de cette méthode est double : il s’agit à la fois d’accroître la qualité (c’est-à-dire d’aboutir à une meilleure adéquation avec les besoins de l’utilisateur) et de diminuer le coût de ce que l’on étudie.
Cette méthode s’applique aussi bien aux produits, aux procédés de fabrication, aux équipements qu’aux organisations.
La bête à cornes ou La pieuvre
Lien : http://fr.wikipedia.org/wiki/APTE
Exemple:
Il s’agit en fait de délimiter le système que l’on désire construire, donc par exemple ici il s’agit d’un véhicule de course.
On va étudier ce système dans son environnement et dans les relations qu’il a aux éléments de l’environnement, donc par exemple le pilote qui va devoir rentrer dans le véhicule, la piste, les conditions atmosphériques, les spectateurs etc
Cahier des charges
Voir modèle général de Cahier des Charges (acteurs, validation, versionning)
Consulter Fiche conseil/Analyse fonctionnelle parcours par équipe du Mooc gestion de projet
Celui-ci est très important car il définit le périmètre du projet:
- Il doit être absolument validé par le client (le maître d’ouvrage/MOA). Il est également très important d’impliquer dans la rédaction du projet les autres acteurs du projet (par exemple les parties prenantes). Contractuel ou pas, il est toujours le premier document de référence. (C’est le cahier des charges technique qui est toujours contractuel)
- Il doit être tenu à jour en permanence et révisé avec des modifications approuvées par le client (versionning). Au fur et à mesure des modifications approuvées par le client, des renégociations s’appuient sur le triangle qualité-coût-délais. Ainsi une augmentation de fonctionnalités entraînera une augmentation du coût de réalisation et/ou un délai plus important.
Parmi les éléments important d’un CdCF, il y a la définition des acteurs, les dates de validation et par qui et puis l’historique des modifications(versionning) avec leurs description.
Une fois que tout cela est fait, l’étape de définition du périmètre du projet est achevée. Dans la phase suivante, on ne pense pas en terme fonctionnel, mais travaux tâches et responsabilité.
Pour aller plus loin : A partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser
- Rédigez un début de CdC
- Faites-le relire / approuver par le client ou un tiers
- Négociez-en avec lui une version révisée et améliorée
Lots et responsabilités
WBS, OBS, matrice RACI – Lots et responsabilités pour vérifier que vous avez bien assimilé ce chapitre, voici un petit questionnaire : Chapitre 2 : WBS, OBS, Lots et responsabilitésNOTES : LOTS ET RESPONSABILITÉS
Introduction
Dans l’étape précédente, on a vu comment on faisait pour définir le besoin auquel répond le projet. On a vu la rédaction du cahier des charges fonctionnel.
Dans cette partie, on passe d’une logique “fonctionnelle” ou “de résultat” (ie qu’on se demande quel est le résultat final?, à quoi ça sert ) à une logique de travaux (comment fait-on? comme décrit par exemple dans une Todo list).
Il faut dresser un organigramme des tâches ou diagramme des travaux ou Work Breakdown Structure (WBS)
Présentation de 3 types d’outils, de diagrammes :
- le WBS qu’on appelle également le diagramme des tâches ;
- l’OBS (Organisational Breakdown Structure) qui permet de répartir les responsabilités ;
- et pour que cela soit bien fait, dans le détail, on utilise une matrice RACI.
WBS : lots
- Métier
- Localisation
- Fournisseur
- Fonction
- Ordre temporel (successions de temps)
- qu’un lot donné doit suivre une même logique de découpage (parmi les 5 ci-avant). De ce fait, un WBS peut contenir différentes logiques de découpages mais pour des lots différents
- que la somme des sous-lots doit mener au lot initial.
- gérables: chaque lot peut être attribuer à un responsable
- SMART: chaque lot doit être Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste ( et Ambitieux) et bien définis dans le Temps.
on a découpé en trois lots et puis ensuite en sous-lots. Par exemple le sous-lot finitions a été découpé par métier: électricité et peinture.
Le lot fondations peut été découpé en deux sous-lots par ordre temporel: couper et défricher le terrain et puis creuser les fondations.
Pour le gros oeuvre, on peut imaginer l’utilisation d’une autre logique.
Si vous pensez à une maison en termes fonctionnels, vous allez vous demander à quoi elle sert? (par exemple protéger du soleil, héberger une famille, contenir des objets… on aura des contraintes sur la sécurisation de l’accès pour éviter les vols).
Ici on ne pense plus à la maison en termes fonctionnels, mais à la manière dont on va pouvoir la construire (logique de travaux) et donc définir un nombre de lots de travail : creuser les fondations, construire la structure de la maison (gros oeuvre), puis les finitions (second oeuvre).
Lien utile: Qu’est-ce qu’un WBS (Work Breakdown Structure) ?OBS : diagramme des responsabilités
Une fois terminée la décomposition des tâches, on passe au diagramme OBS (Organisational Breakdown Structure) ou Diagramme des responsabilités.
Par la suite, il s’agit d’affecter ces lots de travail aux différents acteurs de projet.
On se poser une série de questions telles que:
- Qui va réaliser le travail?
- Qui coordonne et donc assume la responsabilité du résultat?
- Qui doit être consulté avant de commencer ?
- Qui doit être tenu informé du résultat ?
- Est ce que la personne est compétente ?
- Est ce que la répartition est équitable ?
On veillera à répartir les lots de manière équilibrée.
La matrice RACI
La matrice RACI
Passer du WBS à L’OBS
Pour un grand projet un OBS ne suffit pas, il faut utiliser la matrice RACI qui permet passer du WBS (diagramme des tâches) à l’OBS (diagramme des responsabilités). Dans le WBS, on a défini un nombre de lots, des lots techniques (fondations de la maison, etc.) mais on peut également définir des lots de gestion de projet ou de management (coordination de la construction, préparation et animation des réunions, le contrôle que certains travaux).
On a d’une part des lots techniques et des lots de gestion de projet, et d’autres part les acteurs de projet à qui nous devons affecter ces lots (gérables et SMART) : la matrice RACI permettra de réaliser cette opération.
Comment fonctionne une matrice RACI ?
On part du WBS (lots techniques +lots de gestion de projet) et on essaye de définir, pour chacun des lots finaux (gérables et SMART) le RACI.
La matrice RACI est composée de 4 types de rôles:
- R c’est le Responsable
- A c’est la personne qui fait le travail qui exécute : l’Acteur
- C c’est une personne qui est Consultée (demande son avis avant) et puis
- I c’est, cela signifie qu’on est Informé (on l’informe, mais elle n’a pas de décision à prendre).
RACI est une matrice composée de:
- lignes contenant des lots gérables et SMART
- colonnes repérant les différents acteurs du projet
- cellules d’intersection entre les lignes et les colonnes qui peuvent être vide ou contenir l’un ou plusieurs des rôles RACI sauf R (responsable) qui doit exister une est une seule fois par ligne.
Après la définition des lots de travail il faut se poser pour chacun les questions RACI (version française):
– R = RESPONSABLE, coordonnateur de la tâche, responsable en cas de problème, de retard
– A = ACTEUR, EXECUTANT, OUVRIER
– C = Consulté, recensement des gens qui doivent être consultés, pour valider AVANT le commencement du lot de travail
– I = Informé, les acteurs qui doivent être informés OU valider lorsqu’une tâche est terminée (APRÈS, à la fin de la tâche).
Exemple :
Pour aller plus loin : A partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser
Sur le même projet choisi en chapitre 1 établir l’organigramme des taches WBS à partir du cdc, formaliser l’OBS et établir la matrice RACI.
NB:
– une et une seule autorité R (responsable) pour chaque lot.
Fil de Discussion sur le cours – Concernant la signification de R et A, en français il y a 2 versions :
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- A partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser ou sur le même projet choisi en chapitre 1, établir l’organigramme des taches WBS à partir du Cdc, formaliser l’OBS et établir la matrice RACI.
- À partir du/des livrables du CdC, établissez l’organigramme des tâches
- Formalisez le diagramme des responsabilités
- Établissez la matrice RACI du projet
Planification
PERT, Gantt – Planification
pour vérifier que vous avez bien assimilé ce chapitre, voici un petit Quiz : Chapitre 3 : PERT et Gantt
NOTES : PLANIFICATION
Le PERT
Pour la première partie de cette formation, nous avons pensé en terme de besoin, dans une logique fonctionnelle. Dans la seconde phase on pense en terme de tâche, de responsabilité, d’action. Dans cette troisième phase on va réfléchir en termes de temps. On va travailler sur la planification du projet et seront présentés les outils : PERT (Program Evaluation and Review Technique), le GANTT et le jalon.
Le temps est une dimension incontournable dans le management de projet. Ces outils sont donc très importants.
Le PERT (Program Evaluation and Review Technique)
C’est une technique d’évaluation de la durée et de l’ordre des lots/tâches et d’examen de programmes et de projets.
Le PERT, outil d’élaboration et de mise à jour de programme qui a été élaboré après le seconde guerre mondiale, donc une technique unique de gestion de projet assez récente. Il a a été développé par la marine américaine en 1957.
On dit que la Marine américaine a réduit de 7 ans à 4 ans ( -3 ans) son programme de développement en armement appelé Polaris, grâce à la méthode PERT. Elle permet d’optimiser la durée des projets.
Avec le WBS, nous avons déterminé les différents lots à réaliser.
Avec la matrice RACI et l’OBS, nous avons répartis les rôles et les responsabilités.
Nous avons connaissance de la durée de réalisation de chaque lot (tâche).
La méthode PERT représentera alors la totalité du projet à travers l’ensemble de ces lots (tâches) sous forme d’un diagramme avec mention de leurs durées, lots antécédents et lots successeurs. De plus, le PERT dispose d’une technique pour le calcul des dates de commencement et d’achèvement de chaque lot avec leur marge de réalisation.
Comment cela fonctionne ?
Il s’agit de faire un calcul à partir d’un réseau de tâches.
On a dans le chapitre précédent, défini des lots de travail.
On dresse un réseau où chaque lot correspond à:
- une durée;
- un/des lots antécédents
- un/des lots successeurs
Et avant de réaliser certains lots, il faut avoir terminé ceux qui le précédent. ex : on ne peut pas commencer à élever les murs d’une maison si on n’a pas fini les fondations.
A partir de ces informations, on peut passer au calcul du PERT.
Comment fait-on pour calculer PERT?
On commence par T= 0 (date au plus tôt que l’on va pouvoir commencer la tâche)
On calcule d’abord les dates “au plus tôt” et on garde le chemin le plus long au cas où il y a plusieurs durées au niveau d’une même étape.
A chaque nouveau lot (n):
- date au plus tôt :Tn = Tn-1+ D, on ajoute la date au plus tôt du lot n-1 (précédent) à la durée D du lot n . En cas de conflit de dates, retenir la plus grande;
- date au plus tard: Tj = Tj+1- D, or retranche la durée D du lot j en question à la date “au plus tard” du lot j+1 . En cas de conflit de dates, retenir la plus petite.
Le projet ne pourra pas être réalisé en moins de x semaines.
Ensuite, pour optimiser, on refait le calcul en partant de la fin du projet. On calcule la date “au plus tard” c’est-à-dire la date à laquelle on prend du retard si on ne commence pas. Ici on va voir la date à laquelle si on ne commence pas, on sera en retard. On calcule, à partir de la dernière tache, les dates “au plus tard” et on garde le chemin le plus court au cas ou il y a plusieurs durées au niveau d’une même étape.
Fil de Discussion sur le cours : Pour le calcul des dates au plus tôt, il faut partir de la date de début, en général T=0. Sur chaque branche on a la durée de la phase, donc on ajoute la durée de la phase à la date précédente pour trouver la date au plus tôt. Exemple : on démarre à T=0, la tâche A a une durée de 1, donc B et C pourront commencer à T=1 (0+1). La tache C a une durée de 3, et a comme antécédent la tache A, qui se termine au plus tôt à T=1, donc C se termine au plus tôt à T=4. Pour faire simple, la date au plus tôt de début d’une tâche sur une branche unique, c’est la somme des durées des antécédents de cette branche. Quand il y a un noeud, comme la tâche G qui a comme prédécesseur D et E, elle ne commencera au plus tôt que quand ses antécédents seront tous les deux effectués, on calcule donc les dates de fin au plus tôt des deux branches et on retient la plus élevé. Pour le calcul de la date au plus tard, on repart de la date au plus tôt trouvé précédemment, et on soustrait la durée de chaque tâche pour trouver les dates aux plus tard, avec le même principe de branches. On calcule cette fois la date de début au plus tard des deux branches et on retient la plus faible.
D a une date de fin au plus tôt de 4 (dA + dB + dD = 1 + 2 +1) et comme on planifie au plus tôt on prends la date la plus élevé des deux antécédents donc E. |
En résumé:
- Date au plus tôt: en cas de conflit ou de présence de plusieurs dates, retenir la plus grande ;
- Date au plus tard: en cas de conflit ou de présence de plusieurs dates, retenir la plus petite.
À quoi sert le diagramme ?
La méthode PERT est utilisée pour les grands projets seulement.
1. Déterminer de la “marge libre” = délai de retard qui est acceptable pour certaines étapes sans que cela retarde le projet. C’est la différence des dates au plus tôt et au plus tard d’un lot(tâche).
2. Déterminer le Chemin critique : c’est le chemin sur lequel date au plus tôt = date au plus tard. Donc pas de marge .
Cela implique de surveiller le chemin critique car si on prend du retard sur le chemin critique c’est tout le projet qui prend du retard. A l’inverse, le projet peut s’achever plus rapidement avec ce chemin critique si on prend moins de temps pour une étape. C’est ainsi que l’on fait de l’optimisation de la durée du projet.
Documentation complémentaire, afin d’approfondir les calculs ”au plus tôt” et “au plus tard” : http://tpmattitude.fr/pert.html
Sur un petit projet : on peut faire un réseau équivalent à un PERT même si on n’a pas réussi à chiffrer exactement toutes les tâches, on peut quand même essayer de faire un réseau équivalent au PERT.
3. Importance des lots(tâches):
Le simple fait de regarder les tâches va permettre de mieux gérer le projet. Le PERT permet de voir l’étape la plus importante du projet, qui déclenche tout le reste et permet d’arriver au produit final.
4. Repérer les périodes de charge:
Le diagramme PERT permet de voir les périodes les plus chargées (plusieurs lots en parallèle). D’où nécessité de la mobilisation des acteurs et de bien s’assurer de la disponibilité des ressources humaines (sinon recrutement) et matérielle
PERT est-elle indispensable
Les petits projets peuvent être menés sans recours à la méthode PERT car:
—>On peut planifier…même sans calculer.
Mais on peut malgré tout? faire l’équivalent d’un diagramme de PERT simplement en faisant l’inventaire des lots de travail du projet (les prédécesseurs et les successeurs).
Exemple d’un projet informatique (sans besoin de PERT) :
Quel est l’étape la plus importante du projet ? c’est rencontrer les clients car cette étape va conditionner beaucoup de lots de travail.
Quelles sont les périodes les plus chargées ? : il y a 3 tâches à réaliser en parallèle (“apprendre c++”, “VRPN”, “ressources”). Si on veut avancer plus vite, il va falloir travailler sur les ressources et recruter plus de personnes.
Voir article plus détaillé sur la méthode PERT.
Le diagramme de Gantt
Inventé par Henry Gantt (ingénieur américain) dans les années 1910, le diagramme de GANTT correspond au calendrier de réalisation d’un projet Il Permet facilement de visualiser l’ensemble d’un projet avec tous les lots de travail. Les lots de travail sont représentés par des barres, et les jalons (souvent des réunions) sous forme de losanges. Dans la gestion de projet, le jalonnement est très important car il permet d’éviter, entre autres, l’effet tunnel. Le diagramme de Gantt, permet d’identifier (comme pour le PERT) :
- le chemin critique (marge libre nulle sur le schéma)
- les marges libres
- le suivi des tâches du projet en termes d’avances ou de retard
Repérage :
- lot ou tâche: rectangle horizontal
- chemin critique en rouge
- jalons = losanges
- Représentation des liens entre activités (traits noirs horizontaux), donc les relations entre prédécesseurs et successeurs sur les lots de travail.
- Les marges : espaces à l’intérieur de la tâche.
- Interruption d’activités : traits horizontaux hachurés p.e indisponibilité des ressources, jours fériés
- report d’activité: pointillés
- suivi des réalisations: traits continus
- indicateur d’avancement: ligne horizontale
Qu’est ce qu’un jalon ? (permet d’éviter “l’effet tunnel”)
Les jalons sont spécifiés (losanges) sur le Gantt. Il s’agit d’un évènement associé à:
- un point sur l’avancement du projet,
- un livrable intermédiaire à produire / remettre au client
- une approbation par les décideurs
Il se matérialise par :
- Une réunion (entre les acteurs : comité de pilotage, équipe, client, chef de projet…) “réunion de chantier”
- Suivi du PDCA (comparer Prévu et Réalisé) plan out – check out
- Go/No Go : des décisions (continuer, réorienter, arrêter, modifier le CdC, renégocier le budget)
Pour établir un Gantt, il faut un logiciel comme:
- Gantter (G Drive)
- Logiciel GanttProject (libre et gratuit) : http://www.ganttproject.biz/
- Logiciel ProjectLibre (libre et gratuit) : http://sourceforge.net/projects/projectlibre/
- liste des logiciels de gestion de projet https://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_de_gestion_de_projets
Ressources et budget
Conception d’ensemble – ressources et budget du projet
Est-ce que que vous avez bien assimilé cette partie ? : Chapitre 4 – Conception d’ensemble d’un projet
NOTES : CONCEPTION D’ENSEMBLE ET BUDGET
Récapitulatif des outils de projet
Faire le MONTAGE et la conception d’un projet c’est répondre à un certain nombre de questions en suivant un ordre rigoureux et logique. Maintenant reprenons cette séquence et regardons la du point de vue des outils.
Voyons maintenant ce qu’il en est de la faisabilité. Une fois que l’on a établi le diagramme de gantt, on a tout ce dont on a besoin, il reste à voir si les moyens que l’on a défini sont effectivement disponibles. Pour cela on établit un budget, ce qui va permettre de quantifier le projet en vue de demander son financement.
Concevoir un projet:
Les questions
- Définir ce qui est demandé: Quel est le besoin, les contraintes ?
- Lister les tâches: Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots de tailles appropriées?
- Répartir les responsabilités: Qui coordonne, réalise, et valide chaque tâche ?
- Évaluer la durée et l’ordre des tâches: Combien de temps faut-il pour faire…? Dans quel ordre doit-on procéder ?
- Prendre en compte les ressources: Quels sont les acteurs/réalisateurs et ressources disponibles/nécessaires (compétence + disponibilité) ?
Les outils
A chaque précédente question correspond un ensemble d’outils comme relaté ci-dessous:
Faire le montage et la conception d’un projet est un processus logique et rigoureux
Le budget
La gestion de projet nécessite des moyens financiers. Ceux-ci sont de deux types: les recettes et les dépenses. Les recettes sont des rentrées d’argent comme l’apport de sponsors ou de l’entreprise, la vente de produits… Les dépenses ou charges sont les montants nécessaires pour payer les différents intervenants, les locations, les achats de matériels, etc. Dans un projet, il s’agit de chiffrer le budget des dépenses relativement à trois types de ressources:
- Les ressources humaines : c’est la ressource la plus importante.
Ex le simple fait d’organiser une réunion représente une mobilisation financière importante qu’il faut comptabiliser;
- Logistique et équipements : locaux, salles de réunions, machines, ordinateurs…doivent être chiffrés en termes de frais de location ou d’amortissement (ressources amortissables);
- Les dépenses : sous forme de cash via la trésorerie ( ressources financières).
Une fois le chiffrage des dépenses est effectué, il y a lieu de budgétiser les recettes et les apports éventuels. Il est indispensable que le budget soit équilibré, c’est-à-dire que la somme des recettes soit égale à la somme des dépenses. Pour le cas de projet dans une entreprise, il y a le budget des charges des différentes ressources qu’il y a lieu de chiffrer et le budget nécessaire à la couverture de ces charges qui fera l’objet d’une demande de financement. Le budget est :
- un moyen de faire la synthèse des ressources (humaines, matérielles, cash);
- un outil d’évaluation de la faisabilité d’un projet : la non disponibilité des ressources nécessaires entraînera la remise en question la réalisation du projet;
- un instrument de suivi (Il est possible d’avoir un bon suivi par imputation en comptabilité analytique);
- un instrument de négociation de projet;
- un moyen de sollicitation de financement.
Dès le début d’un projet, il faut tenir à jour un journal des engagements : les dépenses du projet. (ex : coût horaire des consultants…) En tout début de projet, les dépenses sont essentiellement des dépenses en termes de ressources humaines relatives aux coûts des différentes réunions. Il faut notamment en utilisant les comptes rendus de réunion tenir à jour un tableau qui vous permet de savoir quel est en unité monétaire et en nombre d’heures le montant global de dépense qui a été fait sur le projet. A défaut d’avoir un budget avec les dépenses totales, il faut au moins être capable de suivre l’argent que vous avez dépensé. Un tableau de budget comporte deux colonnes:
- charges qui correspondent à des dépenses.
- produits qui correspondent aux ressources qui vont permettre d’alimenter la réussite du projet.
A noter qu’un budget doit être é-qui-li-bré. Exemple:
L’écart entre les dépenses et les recettes de l’exemple ci-dessus doit être comblé obligatoirement par la sollicitation de financement pour permettre l’équilibre du budget du projet. Ce chapitre met fin à la phase de MONTAGE.
Indicateurs et gestion des risques
Pilotage – indicateurs, gestion des risques, matrice de décision
Est-ce que que vous avez bien assimilé cette partie ? : Chapitre 5 – Pilotage
NOTES : PILOTAGE
Le Pilotage
Ce chapitre traitera des outils de la phase de REALISATION/EXECUTION, partie pilotage de projet.
Le Pilotage
On a fait le tour des outils de projet, mais que se passe-t-il quand le projet est en cours, quand il se déroule ?
Dans ces situations, on parle alors non plus de conception mais de pilotage.
Un projet bien construit est un projet facile à piloter. Piloter c’est tenir à jour les outils que l’on a mis au point pendant la conception/Montage. Cependant, il y a quand même quelques recommandations à faire.
Piloter un projet c’est vérifier que l’on est sur la bonne trajectoire pour arriver à un livrable final.
Il y a deux pré-requis :
- Il faut définir des livrables intermédiaires. On n’attend pas la fin d’un projet pour livrer un résultat. Il faut définir des livrables que l’on présente en cours de route (ex. la réalisation du 1er étage de la tour Eiffel). Ces livrables permettent de suivre l’avancée du projet, d’identifier les retards et c’est également un instrument de motivation.
- placer les jalons : les réunions de validation où on fait le point ou les événements importants comme la signature d’un contrat, le lancement d’un produit; bref le jalon est une activité indiquant la fin d’une étape ou d’un lot de travail. On appelle cela le jalonnement du projet.
Ce sont deux pré-requis importants dans le pilotage de projet.
Suivre l’avancement grâce aux outils :
C’est mettre à jour les outils de conception/Montage :
- le cahier des charges fonctionnel=> fonctions réalisées/livrées
- le lot de travail => % d’avancement
- le Gantt => prévu/réalisé à chaque date
- le budget => % dépensé
ex : une personne qui quitte un projet, il faut savoir répartir ses responsabilités sur les personnes qui font encore partie de l’équipe.
ex 2 : lorsque l’on a un budget on peut suivre le pourcentage de notre budget qui est consommé par rapport au total prévu – on obtient ainsi un indicateur d’avancement.
Les outils de conception/montage ne sont pas à utiliser une fois, mais doivent être mis à jour. De la sorte, on mesurera en permanence les éventuels écarts (avances ou retards) et on définira les actions adéquates à mettre en oeuvre pour rectifier la situation.
Quand on fait de la gestion de projet on doit toujours regarder vers l’avenir, c’est à dire prévoir et anticiper les difficultés: c’est en fait être pro-actif.
Les éléments de pilotage
Indicateurs, risques
Certains nombres d’éléments utiles que l’on va voir rapidement.
- Les indicateurs : se sont des points de contrôle permettant de renseigner sur le déroulement du projet et sur sa situation par rapport aux objectifs de départ à travers des valeurs numériques ou graphiques. Leur bon choix constituera le tableau de bord du projet. Ces indicateurs aident à chiffrer ou valider son impact final. (cf module sur l’évaluation des projets).
- La gestion des risques (cf module sur gestion des risques). (Voir méthode AMDEC)
On fait l’inventaire et l’identification de tous les risques possibles puis les classer selon deux axes, leur probabilité (facteur d’impact) et leur gravité. On va définir la criticité du risque : c’est à dire on a des risques dans la zone rouge qui sont à la fois graves quand ils surviennent et qui ont beaucoup de chance d’arriver. Ce sont des éléments qu’il faut absolument surveiller. Parfois, quand les risques sont très importants, il faut savoir arrêter un projet.
- La matrice de décision: (cf module brainstorming – matrice de décision)
Dans l’analyse fonctionnelle, il faut surtout comprendre le besoin et ne pas faire de choix. Quand on arrive dans la deuxième phase du projet, il faut savoir faire des choix. Or c’est le paradoxe de la gestion de projet : en début de projet on a beaucoup de marge de manoeuvre mais on manque d ’information pour choisir le bon chemin. Un moyen de faire des choix est la matrice de décision. Le principe est d’inventorier chaque solution et d’essayer de savoir quels sont les critères qui font qu’une solution est bonne (par ex : solution peu chère…). On va essayer d’évaluer chaque choix possible sur chaque critère et déterminer ainsi le meilleur choix à faire. On peut pondérer les critères les plus importants.
Il existe d’autres outils : l’Arbre de décision et l’Analyse prospective
Analyse des écarts : détecter et diagnostiquer
Gérer un projet c’est faire des prévisions lors de la phase de conception/montage. Mais dans la réalité, ce que l’on prévoit n’est jamais exactement ce qui se réalise. Ce qui est important c’est d’avoir fait des prévisions et de vérifier à la date prévue si on a réalisé ce qui était envisagé ou pas. Il y a forcément des écarts entre ce qui est prévu (Planifier) et ce qui est réalisé (Développer) suite à la mise en place et d’analyse d’indicateurs (Contrôler) et procéder aux ajustements nécessaires (Ajuster). C’est le cycle (PDCA). Le principe de base en analyse des écarts c’est qu’il faut être honnête. Donc il faut rechercher les vraies causes des écarts: manque de temps, personnes pas suffisamment formées, outils utilisés non adaptés,problème de suivi, de motivation, de management, de définition d’objectifs…sans chercher à condamner les gens mais faire un diagnostic.
- Surmonter les écarts:
- Première chose : être positif et regarder le verre à ½ plein. Il faut positiver ce qui a été fait et replanifier ce qui reste à faire de manière plus réaliste. Par exemple découper en livrables intermédiaires ou lots plus simples à gérer, reprendre/fixer de nouveaux objectifs (SMART). En cas de de points difficiles, utiliser les méthodes de résolution de problème (cf module).
- Si vous n’atteignez pas l’un de vos objectifs et que vous n’avez pas analysé pourquoi, ou que vous ne savez pas pourquoi ou que vous n’osez pas en parler, et bien vous avez un gros gros problème. En gestion de projet, avoir des écarts est normal, mais ne pas comprendre pourquoi ou ne pas les trouver, c’est qu’il y a un gros problème.
La réunion de post-mortem
On se situe en phase CLÔTURE du cycle de vie d’un projet. On a livré le résultat des travaux (livrables) au client et on a formé son personnel sur la solution le cas échéant. Alors arrive la tenue de la dernière réunion avant de dissoudre/réaffecter l’équipe de projet pour faire un bilan de déroulement et tirer les leçons des situations rencontrées dans le but de s’améliorer. Pour cela, il y a lieu d’envoyer à l’avance les questions à l’ordre du jour sous forme de questionnaire aux différents acteurs (enquête). Voir fichier (Post Mortem de projet : les questions à poser)
Indicateurs, gestion des risques
Méthodes agiles, conseils, logiciels disponibles
Est-ce que que vous avez bien la conclusion du cours ? : Conclusion : Méthodes agiles, conseils
Téléchargements
- Conception et planification de projet en diapositives animées, en pdf et pptx.
- Introduction : Objectifs de la formation ( 59 Mo)
- Chapitre 1 : Les projets : pourquoi et comment ? (72 Mo)
- Chapitre 2 : Localisation et typologie des projets en entreprise (98 Mo)
- Chapitre 3 : Organiser les projets – les démarches de conception (67 Mo)
- Chapitre 4 : Etude des cas de l’automobile et du génie civil (42 Mo)
- Chapitre 5 : Quelle structure pour faire fonctionner un projet ? (41 Mo)
- Conclusion – Bilan et conseils (36 Mo)
Téléchargement de toutes les vidéos et sous-titres, avec les diapositives en français et en anglais (343 Mo). Si vous avez des problèmes de connexion internet ou autres coupures de courant, nous vous recommandons d’utiliser un gestionnaire de téléchargement pour pouvoir reprendre le téléchargement s’il a été interrompu.
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