Modèles

Cette page regroupe les fiches pratiques correspondant à mes cours de Gestion de projet.

Animation des réunions

Modèle de compte-rendu de réunion

Voici une trame de compte-rendu basique pour la gestion de projet et les réunions en général. Idéalement, un compte -rendu est :

  1. partagé avant la réunion pour fixer l’ordre du jour
  2. complété pendant la réunion par les participants qui sont connectés à Internet. Soit tout le monde écrit dessus, soit seul le secrétaire écrit et les autres insèrent des annotations (sélectionner le texte sur lequel vous avez une remarque et clic droit) sur chaque point..
  3. lorsque le CR est finalisé et le tableau avec le travail de chacun distribué (cf. la todo list ci-dessous), on utilise fichier/envoyer un e-mail pour demander de faire des remarques sous deux jours maximum.

Egalement disponible en format Freemind. Et pour finir, un exemple de mind map d’organisation d’équipe de projet (en ligne sur mindmeister).

Check-list : efficacité d'une réunion

Permet de faire le bilan de l'organisation d'une réunion. Si le compte-rendu de réunion n'est pas en cours de rédaction sur un google doc pendant celle-ci, je prend l'initiative de partager celui-ci avec les participants pendant la réunion. Je ne change pas le corps du texte, mais j'ajoute mes annotations sur chaque point.

Correspond aux chapitres 1 et 2 du cours outils de projet (en vidéo : cours de gestion de projet)

Organisation et priorisation

Fiche de définition de projet

Finalités du projet - Contexte - Résultats attendus - Vérification préliminaire - Objectif SMART - Principaux risques - Moyens et ressources - Savoirs à mettre en oeuvre - Membres de l’équipe - Règles de fonctionnement de l’équipe

Cette fiche est présentée dans le chapitre IV de l'essentiel de la gestion de projet.

Exemple de Todo List

En phase de démarrage d’un projet, il est nécessaire de répartir le travail de manière simple et efficace, puis de suivre sa réalisation. C'est ce que ce tableau, à partager entre les membre de l'équipe et que chacun doit mettre à jour permet de faire.

Tableau de Gestion des risques d'un projet

Ce tableau suit la phase d'identification des risques en établissant une grille des risques avec des veilles ciblées. Accompagne le cours "Démarche de gestion et plan de prévention des risques"  (en vidéo : cours de gestion des risques).

Impact et valorisation de projet

Cette fiche est destinée à guider l'étude d'impact et à améliorer la valorisation d'un projet. Elle utilise le système d'indicateurs calibrés présenté dans le cours évaluation de projet.

Modèle de matrice PME

.. est un outil d'auto-évaluation des équipes diapos de présentationpublication en congrès. Pour votre utilisation, voici une matrice pme prête à l'usage (version jusqu'à 10 équipiers). Pour vos remarques, suggestions, feedback...  La méthode du sandwich : une formation rapide pour savoir comment formuler vos commentaires en évaluation par les pairs.

Analyse fonctionnelle et cahier des charges

Cahier des charges fonctionnel

Cahier des charges fonctionnel prêt à l’usage

Ce document permet de « cadrer le projet », puis de réaliser une analyse fonctionnelle. Il est également prêt pour le « versionning » : les versions successives sont annotées et approuvées par le client, qui valide ainsi ce qui est attendu du projet.

Diagramme fonctionnel

Diagramme fonctionnel utilisable en ligne

Un diagramme d'environnement au format LucidChart, il permet d'établir une analyse fonctionnelle pour une ou plusieurs situations de vie du système que l'on souhaite concevoir.

Vous pouvez également retrouver ces fiches dans les modèles de google documents

Exercices d’analyse fonctionnelle

Exercices d'analyse fonctionnelle

En plus du cours d'analyse fonctionnelle, voici d'autres exercices et modèles de documents :

Enfin voici un modèle de cahier des charges d’un site web pour préparer son développement ou lancer un appel d’offre de réalisation.

QQOQCP

Le cours

Voici une formation sur les méthodes de résolution de problèmes elle a pour thème le QQOQCCP / QQOQCP / CQQCOQP ou 5 W’s en version anglaise. Le but est la collecte exhaustive et rigoureuse de données en adoptant une démarche basée sur un questionnement méthodique à partir d’une check-list.

QQOQCP, signifie Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?, on ajoute souvent à cette liste mnémotechnique un "Combien ?", qui permet également de quantifier les problèmes.

Vous voulez un résumé de cette formation ? Voici un lien vers une prise de notes du cours (n’hésitez pas à demander les droits pour les améliorer).

Le quiz de ce chapitre n'est actuellement disponible que sur le MOOC GdP.

QQOQCP

Pour la formation continue et initiale : licence d’utilisation

Ces formations sont sous licence Creative Commons « Non Commercial » (cc-by-SA-NC plus précisément).

Elles sont donc gratuites pour votre usage personnel ou dans un cadre 100% bénévole. Pour toute utilisation dans un cadre professionnel ou un cursus universitaire, vous devez obtenir l’autorisation de les utiliser.

Les licences varient de 20€/personne formée (pour les entreprises) à 5€/personne (pour les étudiants des universités publiques), avec une dégressivité selon le nombre d’apprenants.

  • Vous êtes professionnel en formation ou étudiant ? Vérifiez ici que votre organisation est dans la légalité en vous demandant de suivre ce cours.
  • Vous êtes RH ou formateurPrécisez ici vos besoins, nous vous enverrons un devis.

Téléchargements des diapositives et vidéos

Les supports du cours Formulation de problème : le QQOQCCP en pdf et pptx

La vidéo Outils de Résolution de Problème : QQOQCP (396 Mo) -- Pour la télécharger, voir la page du cours principal : démarche de résolution de problème

Priorisation

La formation

Cours sur la priorisation et diagramme de Pareto.

 

Sur la page cours de résolution de problème, vous pourrez télécharger les originaux des fichiers pptx et pdf de cette formation, ainsi qu'une étude de cas qui permet de mettre en pratique les outils.

 

Le diagramme de Pareto par criticité est un moyen de classement des problèmes par ordre d’importance. Il prend la forme d'un histogramme dont les plus grandes colonnes sont à gauche. Il permet de sélectionner les cibles les plus efficaces pour améliorer une situation.

Priorisation et diagramme de Pareto

Téléchargements des diapositives et vidéos

Diagramme de Pareto et priorisation en pdf et pptx

Également disponible : la vidéo HD collecte et visualisation de données (29 Mo) -- Pour la télécharger, voir la page du cours principal : démarche de résolution de problème

Pour la formation continue et initiale : licence d’utilisation

Ces formations sont sous licence Creative Commons « Non Commercial » (cc-by-SA-NC plus précisément).

Elles sont donc gratuites pour votre usage personnel ou dans un cadre 100% bénévole. Pour toute utilisation dans un cadre professionnel ou un cursus universitaire, vous devez obtenir l’autorisation de les utiliser.

Les licences varient de 20€/personne formée (pour les entreprises) à 5€/personne (pour les étudiants des universités publiques), avec une dégressivité selon le nombre d’apprenants.

  • Vous êtes professionnel en formation ou étudiant ? Vérifiez ici que votre organisation est dans la légalité en vous demandant de suivre ce cours.
  • Vous êtes RH ou formateurPrécisez ici vos besoins, nous vous enverrons un devis.

Cahier des charges fonctionnel

Cahier des charges

Le cahier des charges vise à définir et à faire valider par le client les spécifications d’un produit ou d’un service à réaliser. Ici il s'agit de cahier des charges fonctionnel, formulant le besoin au moyen de fonctions détaillant les services attendus et les contraintes auxquelles le produit à fournir est soumis.

Document d'analyse fonctionnelle et cahier des charges

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL

aperçu d'un cahier des charges

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL PRÊT À L'USAGE

Ce document permet de "cadrer le projet", puis de réaliser une analyse fonctionnelle. Il est également prêt pour le "versionning" : les versions successives sont annotées et approuvées par le client, qui valide ainsi ce qui est attendu du projet.

DIAGRAMME FONCTIONNEL

aperçu diagramme fonctionnel

DIAGRAMME FONCTIONNEL UTILISABLE EN LIGNE

  • Un diagramme d'environnement  permet d'établir une analyse fonctionnelle pour une ou plusieurs situations de vie du système que l'on souhaite concevoir.
  • Une version au format VUE

GUIDE DE L'ANALYSE FONCTIONNELLE

aperçu pdf analyse fonctionnelle

Guide de l'analyse fonctionnelle avec une FAQ en pdf (3 pages).

  • Une correction rapide d'un exercice : établir le cahier des charges fonctionnel d'un stylo, en pdf et pptx,
  • Pour tester vos connaissances : une application à l'éco-marathon avec corrigé (pdf) Il s'agit d'un ancien sujet d'épreuve TIPE au concours d'entrée des grandes écoles.
  • Un exemple de caractérisation des fonctions en milieu industriel (pdf)

Un modèle de cahier des charges d’un site web pour préparer son développement ou lancer un appel d’offre de réalisation.

Egalement en cours d'élaboration, une trame de cahier des charges d'un MOOC

Extrait de la prise de notes Analyse Fonctionnelle et Établissement du Cahier des charges

Chapitre 5 : Le Cahier des Charges Fonctionnel

Objectifs :         

  • Savoir rédiger un Cahier des Charges fonctionnel (CdCF)
  • Connaître une méthode de choix multicritères

a. Pourquoi faire un Cahier des Charges Fonctionnel ?

Il n’y a pas de vent favorable pour qui ne connaît pas son port.” (Sénèque)

  • Définir une cible pour orienter l’effort de tous dans la même direction
  • Définir un langage commun dans l’entreprise car chacun a son propre langage et/ou une culture différente
  • Servir de cadre d’évaluation d’une solution (-> méthode de choix multicritères)
  • Servir de cadre à un appel d’offres (préconisé dans le Code des Marchés, c’est un document contractuel)

Norme NF XF 50-150

  • Cahier des charges fonctionnel : “Document par lequel le demandeur exprime son besoin en terme de fonction de service et de contraintes”
  • Fonction de service : fonction attendue d’un produit  (ou réalisée par lui) pour répondre à un élément du besoin d’un utilisateur donné
  • Contrainte : limitation à la liberté du concepteur-réalisateur du produit (normes, loi, propriété industrielle, environnement ..)

→ Pour rédiger un CdCF : suivre la démarche d’analyse fonctionnelle, et utiliser le document type fourni.

b. Démarche de l'analyse de valeur (AV)

7 phase successives :

  1. Orientation de l’action (= dans quel domaine on se situe ?)
  2. Recherche d’information
  3. Analyse fonctionnelle, analyses des coûts, validation des besoins et objectifs
  4. Recherche d’idées et de solutions
  5. Études et évaluation des solutions (de manière itérative avec l’étape 4)
  6. Bilan prévisionnel, présentations des solutions retenues, décision
  7. Réalisation de la solution, suivi, bilan définitif

c. Les 4 intervenants d’une analyse de la valeur

  • Décideur (prend les décisions importantes)
  • Animateur (la personne qui connaît la démarche d’AV et AF et aide l’équipe à mener à bien son projet)
  • Groupe de travail (nombre restreint de personnes issues de différents services)
  • Services opérationnels (réponse aux sollicitations du groupe de travail)

d. Choix multicritères : étude de cas

Contexte : entreprise de vente à distance (www.distrihome.net)

Question : Comment choisir un prestataire extérieur pour la livraison à domicile des colis de nos clients ?

  • Quelle méthode utilisée pour choisir le prestataire ?
  • Quels critères retenir ?
  • Qui a son mot à dire dans le choix ?

Etapes : choix multi-crières

  1. identifier les services concernés par la décision, qui délégueront des représentants, appelés ensuite acteurs (Service commercial, logistique, production, achats, financier, etc.)
  2. Les acteurs définissent une liste de critères de choix (Zone géographique couverte, qualité de service {rapidité de livraison, respect des colis, propreté des véhicules, tenue des livreurs..}, prix de la prestation, solidité financière du prestataire, etc.)
  3. Pondération des critères par les acteurs (chacun vote et on fait la somme les résultats, certains acteurs peuvent avoir un poids plus important selon les priorités de l’entreprise, on croise les critères avec la stratégie de l’entreprise)
  4. Noter les offres des prestations au regard des critères (de façon transparente pour tous les acteurs, et même les faire participer à la notation)
  5. Calcul le score de chaque proposition en fonction des critères sélectionnés
  6. Classer les propositions et présenter le résultat aux participants (prestataire retenu)

Attention à faire valider la méthode par les décideurs AVANT de l’appliquer.

Synthèse :

  • Le Cahier des Charges Fonctionnel est un élément clé de la démarche de conception ou de choix d’un produit
  • Il est élaboré en faisant l’analyse fonctionnelle
  • Il est utile lors d’un appel d’offres ; ce dernier peut s’appuyer sur une méthode de choix multicritères pour déterminer la meilleure offre)

Cours de collecte de données avancée

Ces formations sont en rapport avec la phase de collecte et analyse de données des méthodes de résolution de problèmes. Cependant, il s’agit d’un cours plus avancé, aussi je n’inclue ici que le premier chapitre de chaque formation . Si vous voulez suivre la suite ces cours de méthodologie, un lien vers les autres chapitres du cours est proposé sous chaque vidéo.

Quelles méthodes ?

Quatre familles de méthodes pour collecter vos données :

  1. Entretien (cours détaillé disponible)
  2. Questionnaire  (cours détaillé disponible)
  3. Observation directe
  4. Données secondaires

Conduite d’entretien

Typologie des interlocuteurs, comment utiliser la reformulation..

Conception de questionnaire

Pour trouver les chapitres suivants allez sur la page « Conception de questionnaire »

Attention, les formations ci-dessous, plus approfondies, sont de niveau Master 2 recherche

Critères de scientificité d’une étude

…chapitre suivant du cours « Critères de scientificité »

Validité et fiabilité des données

…chapitre suivant du cours « Validité et fiabilité des données »

Test d’hypothèses

…chapitre suivant du cours « Test d’hypothèses »

Pour la formation continue et initiale : licence d’utilisation

Ces formations sont sous licence Creative Commons « Non Commercial » (cc-by-SA-NC plus précisément).

Elles sont donc gratuites pour votre usage personnel ou dans un cadre 100% bénévole. Pour toute utilisation dans un cadre professionnel ou un cursus universitaire, vous devez obtenir l’autorisation de les utiliser.

Les licences varient de 20€/personne formée (pour les entreprises) à 5€/personne (pour les étudiants des universités publiques), avec une dégressivité selon le nombre d’apprenants.

  • Vous êtes professionnel en formation ou étudiant ? Vérifiez ici que votre organisation est dans la légalité en vous demandant de suivre ce cours.
  • Vous êtes RH ou formateurPrécisez ici vos besoins, nous vous enverrons un devis.

Analyse factorielle des correspondances

et pour finir, un exemple de méthode d’analyse de données..

…chapitre suivant du cours « analyse factorielle des correspondances »

Diagramme cause-effet

Le cours

Diagramme d'Ishikawa, ou diagramme cause-effet, Fishbone diagram, diagramme 5M / 6M : Ce diagramme recense les causes aboutissant à un effet connu.

Il peut être utilisé comme outil d'animation d'un brainstorming et comme vecteur de visualisation des causes potentielles. Il est utilisé en recherche de cause d'un problème ou d'identification, mais aussi en gestion des risques.

Ce diagramme se structure autour du concept mnémotechnique 5M :

  1. Matière.
  2. Matériel.
  3. Méthode.
  4. Main-d'œuvre.
  5. Milieu.

 

Diagramme d'Ishikawa

Téléchargements des diapositives et vidéos

Mettre en œuvre un diagramme causes-effet / diagramme d' Ishikawa en pdf et pptx

Également disponible : la vidéo HD collecte et visualisation de données (55 Mo) -- Pour la télécharger, voir la page du cours principal : démarche de résolution de problème

Pour la formation continue et initiale : licence d’utilisation

Ces formations sont sous licence Creative Commons « Non Commercial » (cc-by-SA-NC plus précisément).

Elles sont donc gratuites pour votre usage personnel ou dans un cadre 100% bénévole. Pour toute utilisation dans un cadre professionnel ou un cursus universitaire, vous devez obtenir l’autorisation de les utiliser.

Les licences varient de 20€/personne formée (pour les entreprises) à 5€/personne (pour les étudiants des universités publiques), avec une dégressivité selon le nombre d’apprenants.

  • Vous êtes professionnel en formation ou étudiant ? Vérifiez ici que votre organisation est dans la légalité en vous demandant de suivre ce cours.
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Collecte de données

Formation au recueil de données en résolution de problème

Cours sur la collecte de données, la feuille de relevés et la visualisation des données

La feuille de relevés ou la fiche de collecte de données est

  • un document permettant de recueillir rigoureusement (!) des données fiables et précises
  • …en relation avec un objectif défini.

Des cours plus approfondis sur la conception de questionnaire et la réalisation d'entretiens sont également disponibles.

Vous voulez un résumé de cette formation ? Voici un lien vers une prise de notes de la formation "méthodes de résolution de problème.

Résolution de Problèmes : recueuil des informations

Téléchargements des diapositives et vidéos

L’utilisation des collecte de données et la présentation visuelle en pdf et pptx

Également disponible : la vidéo HD collecte et visualisation de données (68 Mo) -- Pour la télécharger, voir la page du cours principal : démarche de résolution de problème.

Vous désirez approfondir ce sujet consultez notre Cours de collecte de données avancée

Pour la formation continue et initiale : licence d’utilisation

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Elles sont donc gratuites pour votre usage personnel ou dans un cadre 100% bénévole. Pour toute utilisation dans un cadre professionnel ou un cursus universitaire, vous devez obtenir l’autorisation de les utiliser.

Les licences varient de 20€/personne formée (pour les entreprises) à 5€/personne (pour les étudiants des universités publiques), avec une dégressivité selon le nombre d’apprenants.

  • Vous êtes professionnel en formation ou étudiant ? Vérifiez ici que votre organisation est dans la légalité en vous demandant de suivre ce cours.
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